Formandos

ZAP CONVITES: “ORIENTAÇÃO DE COMO CRIAR UMA COMISSÃO DE FORMATURA”.

 

LEGALIZAÇÃO DE UMA COMISSÃO DE FORMATURA

 

          Quando um grupo de pessoas resolve se associar para um determinado fim que envolva responsabilidade civil e comercial, tais como: créditos, compras, contratos, locações, etc… é necessário que façam o devido registro em junta comercial, para obterem o número de “ Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica do Ministério da Fazenda”, o conhecido CNPJ/MF.

É como criar uma empresa, pois o grupo passará a ser “pessoa jurídica, e não mais várias “pessoas físicas”, e serão solidárias nas decisões e compromissos assumidos pelo grupo, através da diretoria que irão nomear. Existem vários tipos de empresas para serem criadas, e uma comissão de formatura se enquadra na categoria “ASSOCIAÇÃO CIVIL SEM FINS LUCRATIVOS”.

 

ESTATUTO:

 

O primeiro passo a ser dado, é a criação de uma minuta de “ESTATUTO” (quer dizer, uma sugestão), que proponha:

  •  As normas internas de funcionamento;
  •  A sua “sede”;
  •  Os departamentos que a associação terá com suas responsabilidades;
  •  A composição da diretoria com suas competências e autonomias;
  •  A composição de conselhos administrativos e fiscais (se houverem);
  •  Outros…

 

Este estatuto poderá ser alterado futuramente se houver alguma necessidade, mediante votação em “assembléia geral”, com registro da ata correspondente em cartório de documentos.

 

ASSEMBLÉIA CONSTITUTIVA:

 

O segundo passo é convocar os alunos interessados, para uma assembléia geral, que se chamará “ASSEMBLÉIA GERAL CONSTITUTIVA”, para se lavrar uma ata com este título, registrando as vontades dos presentes na criação desta “associação”, seus objetivos e finalidades, e o mais importante: “aprovando o estatuto”, que deve ser lido, analisado e alterado se for à vontade da maioria.

Nesta assembléia, é importante que os participantes sejam identificados, fazendo uma ficha simples de cadastro com os seus dados pessoais, número dos documentos pessoais (de preferência xerox), e “assinaturas” para conferências e confirmações posteriores. E todos devem assinar o livro ata, pois assim fica autenticada a assembléia, com todas as suas decisões.

Outra característica para “comissão de formatura”, é que esta associação terá duração limitada e definida na ata de constituição, para até pouco tempo depois

da formatura completa (4 meses) e à época de sua extinção, o presidente em exercício simplesmente comunicará a JUNTA COMERCIAL o encerramento, conforme previsto na assembléia.

 

ELEIÇÃO DA DIRETORIA:

 

Como neste estatuto estará definido como será a diretoria da associação (presidente e vice, tesoureiro e vice, secretário e vice, diretor e vice, etc…), nesta assembléia devem também votar e eleger toda a diretoria.

OBS: é importante que os “membros da diretoria eleita”, sejam “maiores de 18  anos”, caso não o sejam, terão de estar assistidos pelos seus tutores oficiais (assinando juntos).

 

REGISTRO EM JUNTA COMERCIAL:

 

A ata lavrada em livro próprio e assinada por todos os participantes contendo o estatuto transcrito na sua íntegra, e também a nomeação da diretoria deve ser encaminhada a um cartório de títulos e documentos para o devido registro. Em seguida, devem ser apresentados na JUNTA COMERCIAL da sua cidade, requerendo-se também o seu registro. Após a análise pela comissão apreciadora da junta, e estando em ordem toda a documentação, sairá então um registro no CNPJ/MF., ficando assim então constituída a COMISSÃO OFICIAL DE FORMATURA. A Junta Comercial poderá ter outras exigências, de acordo com as conclusões que tiverem com a documentação apresentada. Neste caso, é só avaliar as exigências e tomar as providências.

OBS: O registro da ata, e/ou do estatuto, com suas alterações, em “Cartório de Títulos e Documentos” é importante é necessário para a devida legalização, “mas não é tudo”, e não basta apenas isso para que a comissão esteja devidamente constituída. É imprescindível o registro na “Junta Comercial”.

 

FUNCIONAMENTO OPERACIONAL:

 

Após estes procedimentos, uma vez com o registro em mãos, está legalmente constituída uma comissão de formatura, com plenos poderes para agir em nome da turma nos seus interesses, dentro das limitações definidas no estatuto.

A comissão terá um de seus membros (separadamente ou em conjunto), autorizando a assinar pela turma todos os contratos necessários, abrir conta bancária em nome da associação e não deixar mais o dinheiro nas contas de qualquer dos colegas, etc…, e isso pelos poderes que a assembléia lhes conferiu, e não aleatoriamente, ou em atos sem valor legal.

Empossada a diretoria, vão estes tratar de cumprir os seus compromissos, fazendo reuniões de avaliação, convocando reuniões de conselho para decisões acima das suas autonomias, ou até mesmo convocando assembléia geral com todos os associados, para as decisões ainda mais importantes. Sempre mantendo atas devidamente assinadas e livro-caixa em dia e descrevendo as ocorrências e providências.

No caso de mudanças na diretoria, por desistência ou afastamento, devem convocar nova assembléia para a eleição. Para manter a turma de associados informada, devem fixar em editais as decisões, evitando fazer muitas assembléias. E podem também consultar por escrito os associados, arquivando as respostas que valerão como voto, desde que autênticas.

 

A ATA CONSTITUTIVA é importante para a segurança dos membros da comissão, por exemplo, eles contratam bandas, fecham contratos com clubes e assumem uma série de outras dívidas para a realização da formatura (de todos). Caso haja algum tipo de desentendimento por alguns formandos e estes digam que a dívida foi assumida por um ou dois formandos e que estes não tem nada com isso. É para evitar este tipo de aborrecimento para as comissões que este documento é necessário.

 

Caso prefiram, façam uma ata mais simples, manuscrita, desde que descrevam todos os pontos, dando poderes à comissão para determinadas tarefas. Esta ATA terá sempre que ser assinada por todos os membros e deverá constar o CPF e RG de cada formando.

 

As comissões terão mais segurança de fazerem compromissos e arrecadações, pois não irá gerar desconfianças por parte dos outros formandos, estará tudo claro até mesmo as movimentações bancárias. A comissão terá um documento onde caso surjam acusações, eles tenham como se defender, pois foram eleitos para isto.

 

A DIRETORIA

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